Lorsqu’il s’agit de sélectionner des locataires pour un appartement, le formulaire d’inscription constitute un traitement de données personnelles, et il est crucial de respecter les principes énoncés dans la loi sur la protection des données. Voici les éléments essentiels à prendre en compte lors de la collecte d’informations :

Pertinence des informations demandées
Les informations demandées doivent être appropriées pour sélectionner les locataires adéquats en fonction de critères objectifs. Seules les données directement utiles à cet objectif peuvent être collectées.

Consentement et base légale
Le consentement de la personne concernée est essentiel pour la collecte de données sensibles. En l’absence de base légale ou de consentement, les questions posées sont considérées comme illicites et non admissibles. Le consentement est implicitement donné lorsque le candidat remplit le formulaire. Cependant, si les locataires potentiels se trouvent dans une position défavorable, ce qui est souvent le cas lors d’une recherche d’appartement, le consentement ne peut être considéré comme libre et éclairé.

Pertinence et finalité de la collecte des données
Seules les données nécessaires à la conclusion du contrat de bail peuvent être demandées. Les informations relatives au lieu d’origine, à la nationalité et à la confession ne sont généralement pas pertinentes. Il est toutefois possible de s’enquérir du type de permis de séjour des personnes qui ne sont pas de nationalité suisse.

Informations financières et pièces justificatives
Dans le but d’évaluer la solvabilité des locataires, des informations financières telles que la profession, le revenu annuel approximatif et l’existence d’éventuelles poursuites pendantes peuvent être demandées. Les pièces justificatives (fiche de salaire, extrait des poursuites) ne peuvent être exigées que si la personne intéressée est sérieusement considérée pour l’attribution du logement.

Informations sur le bail précédent
Les informations sur l’ancien bail telles que la durée, le nom de la gérance actuelle et le montant du loyer ne sont pas admissibles. En revanche, il peut s’avérer pertinent de requérir des informations sur d’éventuels problèmes importants survenus lors de l’exécution du bail précédent.

Animaux et bruit
La demande d’informations sur la présence d’animaux est généralement admise. S’agissant des sources de bruit (instruments de musique), ce n’est qu’en cas de mauvaise isolation que la partie bailleresse peut exiger de vérifier le mode de vie des locataires.
La collecte d’informations dans le formulaire d’inscription pour locataire doit se faire dans le respect des principes de protection des données et en se concentrant sur la pertinence et la finalité de la récolte de données pour la sélection des locataires. Les informations doivent être proportionnées à l’objectif visé et l’intérêt de la partie bailleresse doit être équilibré avec le droit à la vie privée des locataires potentiels.